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Cadastrar um motorista

Registre quem dirige, para que as viagens deixem de sair sem nome nos relatórios.

Disponível para: Administrador TodaRota e Gestor.

Para que serve

O sistema identifica quem está no volante pela tag que o aparelho do veículo lê. Quando essa tag não corresponde a nenhum cadastro, a viagem existe e a pessoa não: ela aparece como Sem nome cadastrado no Histórico, no Ranking e nos relatórios por motorista.

Cadastrar resolve isso e habilita o resto: o telefone que a tela de Manutenção usa para avisar quem está dirigindo, os documentos com vencimento e o acompanhamento na ficha.

Onde fica

Em Cadastros › Motoristas. O botão Novo motorista é o último da fila de ações, à direita da linha de comando.

Tela Motoristas. Na linha de comando, a barra de situações com 653 Todos, Ativos 495, Sem viagem no período 41, Cadastro incompleto 100 e Desligados 17; à direita, os botões Exportar, Importar e Novo motorista. Abaixo, a tabela com as colunas Motorista, Matrícula, Garagem, Última viagem, Ev/km e Documentos.
  1. A barra de situações, que também diz quantos estão incompletos.
  2. Novo motorista.
Figura 1 · A lista de motoristas. Nesta demonstração são 653 cadastros, dos quais 100 estão incompletos.

Preencher o cadastro

  1. Selecione Novo motorista.
  2. Preencha o Nome e a Matrícula, que são os dois campos obrigatórios.
  3. Confira a Garagem, escolha o Identificador se a tag já for conhecida e informe o Telefone.
  4. Se quiser, acrescente documentos com data de vencimento em Documentos.
  5. Em Dados pessoais, marque o consentimento de uso de dados pessoais.
  6. Selecione Cadastrar.
Janela Novo motorista, com o subtítulo Nasce ativo, e sem histórico até a primeira viagem. Os campos Nome, Matrícula, Garagem, Identificador, Telefone e ID único. No rodapé, os botões Cancelar e Cadastrar.
  1. Nome, o campo que tira o motorista de cadastro incompleto.
  2. Identificador: a tag que o aparelho lê.
  3. ID único, atribuído pelo sistema e não editável.
Figura 2 · O formulário recém-aberto. Abaixo dos campos, ainda na mesma janela, ficam os blocos Documentos e Dados pessoais.

O que cada campo faz

CampoO que ele decide
Nome Obrigatório. É ele que substitui o Sem nome cadastrado nas telas de análise.
Matrícula Obrigatória e única. É o código do crachá; o sistema recusa uma matrícula que já pertença a outra pessoa.
Garagem Define de qual recorte a pessoa faz parte. Ver Escolher a empresa e a garagem.
Identificador A tag lida pelo aparelho do veículo. Pode ficar vazio: o cadastro nasce como SEM TAG até uma ser vinculada.
Telefone Formatado enquanto você digita. É o número que a tela de Manutenção oferece quando um veículo apresenta leitura fora da faixa.
ID único Atribuído pelo sistema, somente leitura.
Documentos CNH, curso ou exame, com data de vencimento e antecedência de aviso. O vencimento vira alerta na tela de Manutenção.

O que o sistema confere antes de salvar

O botão Cadastrar só acende quando não há nada pendente, e o rodapé da janela diz o que falta. Ele avisa em duas situações diferentes:

Rodapé da janela Novo motorista com o aviso em destaque: A matrícula 70041 já é de Ademir Antunes Alves. Ao lado, os botões Cancelar e Cadastrar, com o Cadastrar apagado.
  1. O aviso de matrícula repetida, com o nome de quem já a usa.
Figura 3 · A conferência é feita contra o quadro inteiro, e não contra a lista exibida: uma matrícula continua repetida mesmo quando o dono está fora do recorte em vigor.

O que acontece ao salvar

A janela fecha, a ficha do motorista abre e as contagens da barra de situações são refeitas na hora. Nesta demonstração a lista passou de 653 para 654, e Sem viagem no período passou de 41 para 42, que é onde quem acabou de ser cadastrado entra.

Tela Motoristas logo após salvar. A barra de situações mostra 654 Todos, Ativos 495, Sem viagem no período 42, Cadastro incompleto 100 e Desligados 17. À direita, a ficha de Ana Paula Ribeiro, com matrícula 9042, Garagem Central, situação Sem viagem no período, identificador SEM TAG e o consentimento registrado com data e autor.
  1. As contagens, já refeitas.
  2. A ficha, que abre sozinha no cadastro recém-criado.
Figura 4 · O cadastro novo aparece na hora. O consentimento fica registrado com data e com o nome de quem cadastrou.

Enquanto a pessoa não rodar, o campo Eventos por km fica sem valor, e Viagens e Km rodado ficam em zero. A linha de classificação, logo abaixo, ainda assim exibe fora da meta; ela só passa a significar alguma coisa depois da primeira viagem.

Sobre esta demonstração

O cadastro permanece apenas enquanto a página não é recarregada. Ao recarregar, o motorista criado deixa de constar na lista e as contagens voltam aos valores originais.

Quando a tag já é de alguém cadastrado

Os cadastros marcados como Cadastro incompleto nasceram da leitura do aparelho, sem ficha. Se a pessoa já está no sistema com outro registro, não crie um segundo: a ficha do cadastro incompleto traz Esta tag é de alguém já cadastrado, que vincula a tag ao registro existente e leva as viagens junto.

Janela Esta tag é de alguém já cadastrado, com o subtítulo TAG CF6497 e 67 viagens sem dono. Campo de busca por nome ou matrícula e a lista de motoristas cadastrados, com Valdir Nogueira selecionado. Abaixo, o aviso: 67 viagens migram para Valdir Nogueira, com 2.125 km, e a tag TAG CF6497 passa a ser a dele. A tag antiga fica registrada na ficha. Este cadastro incompleto deixa de existir. No rodapé, Cancelar e Vincular.
  1. A pessoa escolhida, buscada por nome ou matrícula.
  2. O que a vinculação leva junto, dito antes de confirmar.
  3. Vincular.
Figura 5 · A janela diz quantas viagens migram antes de qualquer confirmação. No exemplo, o total de motoristas caiu de 653 para 652 e os cadastros incompletos, de 100 para 99: nenhum registro novo foi criado.

Quando o botão não aparece

Cadastrar motorista depende do papel de acesso. Com o perfil de Operador, a fila de ações mostra apenas Exportar e Importar, e a ficha abre sem os botões de alteração. A lista, a busca e os filtros continuam disponíveis.

Dúvidas comuns

Cadastrei e a pessoa não aparece na lista

Confira o recorte em vigor: se a garagem escolhida no cadastro estiver fora dele, o registro existe e a lista exibida não o mostra. A janela avisa isso antes de salvar.

Preciso cadastrar um por um

Não. Importar aceita uma planilha e mostra, linha a linha, o que será criado, o que será atualizado e o que tem problema. Exportar gera o arquivo na mesma estrutura, o que permite corrigir fora e devolver.

Como desligar alguém que saiu da operação

Pela ficha, em Desligar, com o motivo. O cadastro não é apagado: as viagens, o histórico e os relatórios que apontam para ele continuam valendo.

O que significa “sem viagem no período”

Que o cadastro existe e não há viagem dele dentro do período em análise. É a situação de quem acabou de ser cadastrado e também de quem está afastado.