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Central de ajuda › Análises e relatórios

Criar um agendamento

Programe o envio de um relatório por e-mail, em dia e hora fixos, para quem não abre o painel.

Disponível para: todos os papéis de acesso.

Para que serve

Um agendamento é um relatório que chega sozinho: toda segunda às 7h, todo dia útil às 6h30, todo dia 1 do mês. Ele serve a quem precisa do arquivo e não entra no sistema, como a oficina, o financeiro ou a diretoria.

A diferença para o favorito é o disparo: o favorito espera alguém clicar, o agendamento não.

A aba Agendados

Em Análise › Relatórios, aba Agendados. Cada linha mostra o agendamento, quem o criou, para quem vai, quando foi criado, quando processou pela última vez e o estado.

Aba Agendados da tela Relatórios. Tabela com as colunas Agendamento, Criado por, Destinatários, Criada em, Último processamento e Status. As linhas trazem estados Ativo, Falha, Pausado e Inativo, e cada uma tem dois ícones de atalho no fim.
  1. A coluna Status.
  2. Os dois atalhos da linha: pausar e rodar agora.
  3. O estado de cada agendamento.
Figura 1 · A aba Agendados. O botão Novo agendamento fica na linha de comando da aba Relatórios, ao lado das classes.

Os quatro estados

EstadoO que significa
AtivoVai enviar no próximo horário previsto.
PausadoAlguém pausou. Retomar é um clique.
FalhaO último envio não foi concluído. A ficha diz o motivo.
InativoA vigência terminou. Não há próximo envio.

O estado é consequência, não uma escolha: ele sai da vigência, do resultado do último envio e de a pessoa ter pausado ou não.

Criar

  1. Na aba Relatórios, selecione Novo agendamento.
  2. Informe o Nome, se quiser. Sem nome, o sistema monta um com o modelo e o período.
  3. Escolha o Relatório, a Frequência (diária, semanal ou mensal) e a Hora do envio.
  4. Defina a Vigência: a data de início e, se houver, a de fim.
  5. Escolha o Formato e o que cada envio cobre.
  6. Informe os Destinatários, separados por vírgula.
  7. Selecione Criar agendamento.
Janela Novo agendamento, com o subtítulo Um relatório por e-mail, na frequência que você escolher. Campos Nome do agendamento, Relatório, Frequência com Diária, Semanal e Mensal, Hora do envio com os dias da semana, Vigência com início e fim, Formato com PDF e Planilha, Cada envio cobre com 7 dias, 30 dias, Mês anterior e Dias da semana, e Destinatários. No pé, Cancelar e Criar agendamento.
  1. O nome, opcional.
  2. A frequência, que revela os dias correspondentes.
  3. Os destinatários: é o único campo obrigatório.
  4. Criar agendamento.
Figura 2 · O formulário. Sobre quem e as informações adicionais vêm do assistente e aparecem aqui só para leitura, com o atalho Ajustar pelo assistente.

O botão só acende quando há ao menos um destinatário, e o rodapé diz o que falta enquanto isso.

A ficha de um agendamento

Selecionar a linha abre a ficha, com o que o arquivo leva, a agenda, os destinatários e o histórico de envios.

Ficha de um agendamento. Bloco Relatório com o modelo, o que cada envio cobre, o formato, sobre quem e as informações adicionais. Bloco Agenda com a frequência, a vigência, o próximo envio e quem criou.
  1. O que o arquivo leva.
  2. A agenda, a vigência e o próximo envio.
Figura 3 · O alto da ficha. Abaixo dela vêm os destinatários e a lista de envios.

O rodapé da ficha traz cinco ações:

AçãoO que faz
Rodar agora Dispara o envio fora da agenda. Registra um envio na ficha e atualiza o Último processamento da tabela.
Processar Gera o arquivo aqui, para conferir o que os destinatários recebem. Vai para o Histórico e não conta como envio.
Pausar Interrompe os envios sem apagar nada. Some quando o agendamento já está inativo.
Editar Reabre o formulário com tudo preenchido.
Apagar Remove o agendamento, em dois cliques, dizendo o que se perde.
Bloco Envios da ficha de um agendamento, com a lista de envios anteriores. O primeiro item diz agora, com o tamanho e a data e hora; abaixo dele, os envios de dias anteriores.
  1. O envio registrado por Rodar agora, no topo.
Figura 4 · A lista de envios. É por ela que se confere se o agendamento vem cumprindo a agenda.
Sobre esta demonstração

Nenhum e-mail é enviado e nenhum arquivo é produzido. Rodar agora acrescenta a linha de envio na ficha e Processar acrescenta o registro no histórico, mas os destinatários não recebem nada. O agendamento criado também não permanece: ao recarregar a página, a lista volta aos agendamentos de exemplo.

Dúvidas comuns

Qual a diferença entre “Rodar agora” e “Processar”

Rodar agora é o envio, fora do horário previsto: ele entra na lista de envios. Processar é a conferência: gera o arquivo para você olhar, sem mandar para ninguém e sem contar como envio.

Um agendamento está em “Falha”. O que fazer

Abra a ficha: ela diz o motivo do último envio ter falhado. Corrigida a causa, o próximo envio bem-sucedido devolve o estado para Ativo.

Posso agendar um relatório com datas fixas

O que se escolhe é cada envio cobre: 7 dias, 30 dias, o mês anterior ou um recorte de dias da semana. A janela anda junto com a data do envio, que é o que faz o arquivo continuar útil a cada semana.

Quem recebe precisa ter conta no sistema

Não. O agendamento manda para os endereços informados, e é para isso que ele serve: alcançar quem não abre o painel.